Dziś zgodnie z obietnicą złożoną w poście Podsumowanie 2016 i plany na 2017 rozpoczynam cykl wpisów na temat produktywności analityka. Zaplanowałem 4 wpisy. Będę je publikował co mniej więcej 2 tygodnie we wtorki. Zacznę od spotkań i kalendarza by skończyć na opisie mojego systemu produktywności, który jest oparty o Getting Things Done. Nie zamierzam zmieniać tematyki bloga. Zwyczajnie mam ochotę podzielić się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami w tym temacie :-).
Efektywne spotkania
Oto kilka sposobów na organizację bardziej efektywnych spotkań i przy dobrych wiatrach wykonać więcej pracy w krótszym czasie.
Ludzie powinni przychodzić na czas
Jeśli ludzie będą schodzić się przez 10 minut to będzie to zmarnowane 10 minut. Niektórzy spóźniają się, ponieważ wiedzą, że spotkanie i tak nie rozpocznie się punktualnie. Jest to swoisty przykład „paragrafu 22”, ponieważ jeśli zaczniesz spotkanie wcześniej przy pustej sali nic tak naprawdę nie zyskasz. Jeśli z kolei będziesz czekał aż pojawią się wszyscy to bardzo prawdopodobne jest, że na następne spotkaniu też będą spóźnialscy. Jak sobie radzę z tematem. Oto mój katalog rozwiązań.
- Wysyłam wszystkim e-maile z przypomnieniem na kilka minut przed rozpoczęciem spotkania
- Zadzwonię do osób, które często się spóźniają (słaby skutek)
- Zaczynam spotkanie przy niepełnej obecności. Jeśli ktoś się spóźni – trudno. (to wariant jak znam doskonale osoby, które się spóźniły)
- Cykliczne spotkania mam o stałej porze. To pomaga innym osobom zaplanować swój kalendarz.
Możesz też poszukać jakichś bardziej twórczych sposobów na przekonanie ludzi, by się nie spóźniali.
Zawsze sporządzaj zawczasu harmonogram
Najlepiej, żeby każdemu punktowi przypisana była odpowiednia ilość czasu. W ten sposób łatwiej jest wychwycić które zagadnienia przeciągają się ponad czas. Harmonogram powinien pomóc ci pozostać na właściwym torze. Nie oznacza to też, że nie wolno ci omawiać rzeczy, których nie ma w harmonogramie, ale pomaga on określić kiedy powinieneś wrócić do tematu głównego jeśli dygresja potrwa zbyt długo.
Rozdaj uczestnikom harmonogram z wyprzedzeniem. W przypadku krótkich spotkań najlepiej umieść go w treści e-maila lub zaproszenia z kalendarza. Jeśli wyślesz go jako załącznik istnieje duża szansa, że uczestnicy nie przeczytają go przed spotkaniem. Jeśli umieścisz go w treści, przynajmniej go przejrzą. W najgorszym wypadku powinieneś w jakiś sposób umieścić harmonogram w ich podświadomości zanim przyjdą na spotkanie.
Posiadanie harmonogramu pokazuje też, że jesteś zorganizowany i masz jakiś plan. Będzie to jasny komunikat, że spotkanie zwołane przez ciebie nie będzie stratą czasu. Pozwala to umieścić spotkanie we właściwej perspektywie i sprawia, że będzie ono postrzegane jako bardziej wartościowe.
Zaproś właściwe osoby
Łatwo jest zaangażować tak dużo osób, że nic nie zdążycie właściwie zrobić. Z drugiej strony spotkanie nie będzie efektywne jeśli nie zaprosisz właściwych osób. Jeśli będziesz omawiać coś, co musi zatwierdzić kilka osób, dobrym pomysłem może być zwołanie spotkania w małej grupce, by opracować pomysły i zalecenia dla osób podejmujących decyzje. Mała grupa osób to zresztą podstawa.
Liczba osób na spotkaniu to podchwytliwe zagadnienie. Chciałbyś skorzystać z talentu każdej z osób, ale też nie chcesz zbędnego balastu. Są jednak też inne rzeczy do rozważenia poza wkładem ludzi w spotkanie:
- Polityka – Czasem musisz zaprosić kogoś tylko po to, żeby poczuł się ważny. Jest możliwe sprawienie, że ta osoba poczuje się ważna bez zapraszania jej poprzez zorganizowanie spotkania w terminie, w którym osoba ta będzie miała umówione inne spotkanie.
- Wkupienie się – Podobnie jak w punkcie o polityce, czasem trzeba zaprosić na spotkanie ludzi, którzy nie poprą twoich pomysłów jeśli nie będą się czuli częścią całego procesu. Czasem da się to obejść przez spotkanie się z nimi oko w oko przed spotkaniem aby wysłuchać ich obaw i sprawić, że poczują się jakby byli częścią procesu.
Są też takie osoby, których najlepiej byłoby nie zapraszać. Pracowałem dla organizacji, w których niektórzy pracownicy wysokiego szczebla zwyczajnie nic nie robili. Najwyraźniej wydawało im się, że ich jedyną funkcją jest odgrywanie roli adwokata diabła i mówienie wszystkim, że ich pomysły nie wypalą. Ludzie tego rodzaju nie są w stanie sami podjąć decyzji i zwykle nie mają nic do dodania. Okazjonalnie pomogą ci ominąć potencjalną przeszkodę, ale stosunek ich przydatności do nieprzydatności najczęściej wypada na ich niekorzyść. To są właśnie osoby, których nie powinieneś zapraszać na swoje spotkania. O ile się da rzecz jasna 🙂
Efektywniej korzystaj z e-maili
Nie zwołuj spotkania jeśli coś da się lepiej zakomunikować za pomocą e-maili. Jeśli musisz tylko przekazać jakieś informacje, użyj e-maila. Jeśli chcesz omówić najlepszy sposób na wykonanie czegoś – zwołaj zebranie. Niektórzy unikają przekazywania informacji za pomocą e-maili ponieważ przekazanie ich na spotkaniu w ich opinii doda im większej wagi. Statystyki z zeszłego miesiąca to nie jest rzecz, której trzeba wysłuchać na spotkaniu. Może i sprawi to, że ktoś poczuje się ważny, ale jest to bezcelowe o ile liczby te nie niosą za sobą wielu pytań – ale nawet wtedy e-mail może okazać się efektywniejszym środkiem komunikacji.
Kolejna porcja rad w temacie „Efektywne spotkania” już w kolejnym wpisie.
