W ostatnim wpisie (ok. dwóch tygodni temu) dałem kilka wskazówek jak realizować efektywne spotkania. Oto garść kolejnych rad:
Wykorzystuj spotkania by się sprzeczać
Brzmi to źle, ale jest to właśnie ta rzecz, która sprawia, że spotkanie jest efektywne. Spotkania pozwalają ludziom spotkać się osobiście i wyjaśnić różnice. Możesz postawić naprzeciwko siebie różne pomysły i wypracować najlepsze rozwiązania. Jeśli podczas twoich spotkań nie dochodzi do sprzeczek, to prawdopodobnie zwołujesz je z niewłaściwych powodów.
Musisz nauczyć się sprzeczać w sprawiedliwy sposób. Powinieneś omawiać pomysły, nie atakować poszczególne osoby. Może trochę potrwać zanim zespół otworzy się na tyle, że z pasja wygłosi swoje poglądy, ale to jest właśnie recepta na produktywność spotkań.
Jednym z typowych problemów jest zaproszenie na spotkanie kogoś na tyle ważnego, że nikt nie będzie się sprzeciwiał jego/jej zdaniu. Jeśli nikt się nie sprzeciwi, to równie dobrze mógłbyś kazać tej osobie podjąć wszystkie decyzje.Ludzie nie chcą lub nie potrafią sprzeczać się z szefem. Jeśli jest taka atmosfera spotkaj się wcześniej z zespołem i opracuj dwa warianty rozwiązania problemu. Później zespół prezentuje warianty szefowi. Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie decyzyjności szefa jak i wykorzystanie kreatywności zespołu.
Zapisuj swoje decyzje
Podczas spotkań często podejmuje się decyzje, ale po kilku miesiącach nikt już nie pamięta dlaczego. Robienie dobrych notatek pomoże ci zapamiętać nie tylko co zostało zadecydowane, ale i dlaczego. Ułatwi to też nowym osobom nadrobić zaległości i zrozumieć historię grupy. Do robienia notatek używam narzędzi takich jak Evernote, Google Docs lub Confluence. Zaletą tych narzędzi jest to, że pozwalają kilku osobom edytować jednocześnie ten sam dokument. Używam ich ponieważ dzięki nim wszyscy są ciągle zaangażowani i dzięki temu stworzenie protokołu ze spotkania nie wymaga tak wiele czasu.
Kolejną zaletą posiadania dobrych notatek jest umożliwienie osobom, które nie mogły przyjść (lub tobie, jeśli nie chciałeś przyjść) zapoznanie się z treścią dyskusji. Idealnie byłoby przechowywać te notatki w miejscu, w którym każdy może je przeglądać, będzie to wartościowa metoda zarządzania wiedzą dla całej twojej firmy.
Bardzo często też przychodzę z napisaną notatką – draftem notatki. Pytanie po co w takim razie spotkanie? Otóż zapisuję w notatce propozycję decyzji, którą staram się wcześniej wypracować. Wtedy na spotkaniu dogrywamy szczegóły. Nie jest sprzeczne z poprzednią radą, gdyż zapisanie pewnych tez na papierze i przedstawienie ich ocenie innych osób pozwala na wygenerowanie atmosfery sprzyjającej dyskusji.
Nie używam PowerPointa (zazwyczaj)
PowerPoint może być użytecznym narzędziem podczas szkoleń, ale jeśli spędzasz dużo czasu z przodu sali przerzucając slajdy to jest to znak, że twoje spotkania nie są zbyt efektywne PowerPoint może przydać się kiedy chcesz, żeby na początku dyskusji wszyscy patrzyli na te samą rzecz. Dobra zasada jest poświęcić na to siedem minut. Jeśli osoba kontrolująca PowerPointa mówi dłużej niż przez siedem minut i nikt nie przerywa ani nie zadaje pytań, to oznacza to, że informacje, które przedstawia prawdopodobnie nie muszą zostać przedstawione podczas spotkania.
Niech wszyscy mówią
Nie pozwól ludziom być cichymi uczestnikami. Jeśli ktoś nie bierze czynnego udziału, to może to oznaczać, że ta osoba nie czuje się komfortowo w tym formacie – wszyscy inni mogą być zaktywizowani, ale ta osoba czuje, że musi poprosić o zezwolenie, aby coś powiedzieć, lub woli spotkania o bardziej jasnej strukturze. Osoby takie trzeba zaangażować. Zwykle można to zrobić po prostu pytając ich: „Janek, co o tym myślisz?” Chodzi o to, że musisz świadomie starać się zaangażować wszystkich. Jeśli ich nie słychać, to prawdopodobnie ich obecność jest stratą pieniędzy.
Zakończ na czas
Chciałbyś, by ludzie przychodzili na twoje ważne spotkanie na czas. Musisz okazać im ten sam poziom szacunku i zakończyć wtedy, kiedy zaplanowałeś. Jeśli będziesz trzymać się harmonogramu czasowego skończenie we właściwym czasie nie powinno być zbyt trudne, a dodatkowo zakończenie spotkania wcześniej jest zawsze dobrym osiągnięciem. Gdy kończę spotkanie na czas lub przed czasem na następne spotkanie zaproszone osoby przychodzą chętniej. Polecam ten sposób 🙂
