Zarządzanie procesem to połowa sukcesu. Druga połowa sukcesu to jego monitorowanie i wyciąganie wniosków. W Kanban mamy wskaźniki, które umożliwiają monitorowanie procesu. Wskaźniki mają pozwolić by zespół ulepszał proces. Moje ulubione wskaźniki to:
- Czas dostarczenia – czas dla całego przepływu
- Przepustowość- ile zadań jest w jednym przepływie
Tak jak w przypadku większości aspektów związanych z kanban wskaźniki powinny być wizualizowane, aby wszyscy wiedzieli, co się dzieje.
Przepustowość
Przepustowość to wskaźnik prezentujący liczbę zadań, jakie zespół jest w stanie wykonać w jednostce czasu. Pomiar polega na zliczeniu liczbę zadań ukończonych określonej jednostce czasu: np.: w tygodniu lub miesiącu. Na tablicy trzeba policzyć zadania w kolumnie Zrobione, a następnie wyzerować tą kolumnę. Liczba zrobionych w określonym czasie zadań definiuje przepustowość zespołu. Analiza przepustowości kładzie nacisk na kończenie zadań.
Czas dostarczenia
Czas dostarczenia jest wskaźnikiem wspomagającym pomiar szybkości procesu. Wskaźnik ten opiera się na pomiarze dat wejścia i wyjścia z danego etapu lub zbioru etapów
Z tego pomiaru można się dowiedzieć ile czasu potrzeba zajmuje nam dany etap. Wskaźnik ten jest o tyle istotny, że dzięki temu możemy lepiej szacować kolejne projekty.
Liczba defektów i problemów
Liczba defektów to wskaźnik opisujący przede wszystkim jakość. Śledzenie defektów i problemów może być wskaźnikiem kontrolnym pozwalającym upewnić się, że Twój proces nie przebiega zbyt szybko. Warto liczyć oddzielnie blokady – zadania, które nie mogą być zrealizowane z przyczyn obiektywnych oraz defekty – zadania, które wymagają poprawy.
Raportowanie
Zgromadzone wcześniej wskaźniki mogą służyć do opracowania graficznych wykresów. W kanban tak samo jak przepływ zadań tak i raportowanie powinno być zwizualizowane. Podstawowy raport to wykres liniowy gdzie oś Y to wartość wskaźnika a oś X reprezentuje czas.
Cumulative flow diagram
Moim ulubionym wykresem jest jednak kumulacyjny diagram przepływu (ang. cumulative flow diagram — CFD), który zawiera wiele informacji, które mogą być użyteczne jako podstawa do dyskusji lub ulepszeń procesu. Aby narysować diagram CFD, trzeba znać liczbę zadań, które znajdują się w każdym etapie procesu każdego dnia. Możesz łatwo uzyskać tę liczbę, licząc karteczki na tablicy. Przykładowy wynik zamieszczam poniżej.
Rysowanie kumulacyjnego diagramu przepływu jest proste. Korzystając z arkusza kalkulacyjnego, wykres, którego używam, nazywa się skumulowany warstwowy lub podobnie. W moim przypadku wykres wygląda w następujący sposób:
Wykres ten wskazuje jak przebiegała praca w ciągu jednego tygodnia. Na wykresie tym widać czas dostarczenia, czas cykli, całkowity poziom WIG itd.
Wykres ten pozwala przeczytać (bazuję na książce „Kanban” autorstwa M.Hammarberg i J.Suden):
- Czas dostarczenia można zaobserwować jako całkowitą poziomą długość kolorowego obszaru diagramu dla dowolnego dnia. Zwiększenie grubości pasków wskazuje na tendencję wzrostu czasu realizacji i czasu cyklu. Zmniejszenie grubości pasków – poprzez zredukowanie WIP (Prac w toku) lub zmniejszenie czasu oczekiwania/ czasu zablokowanego bezpośrednio wpłynie na miarę czasu do wartości. Zwiększenie grubości indywidualnych pasków wskazuje na wąskie gardło przepływu, które jest tworzone w wyniku następnego kroku procesu.
- Czasy cykli części procesu mogą być odczytane jako szerokość obszaru, który nas interesuje. Na wykresie zmierzyłem czas programowania.
- Rozmiar rejestru pokazany jest jako wysokość górnej warstwy. Ten sam pomiar można wykonać dla dowolnej warstwy w dowolnym dniu, otrzymując WIP dla tej kolumny.
- Całkowity poziom WIP i czas dostarczenia, mierząc wysokość wszystkich obszarów aż do kolumny Zrobione.
Kanban zapewnia organizacjom proste, ale potężne wskaźniki, które mogą być bezpośrednio powiązane z korzyściami biznesowymi. Wskaźniki Kanban skupiają się na pomiarze „czasu do wartości” i w związku z tym stosowanie tych środków w ciągłym doskonaleniu przynosi bezpośrednie korzyści biznesowe. Paski o różnych kolorach wskazują prace w toku na każdym kroku strumienia wartości.
To już ostatni wpis, którym zamykam cykl wpisów dotyczący Kanban. Powodzenia w stosowaniu Kanban.
