Impact mapping (mapowanie wpływu)

W swojej praktyce wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, w której wprowadzana zmiana była realizowana zgodnie z maksymą Króla Juliana „Teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu.” Przed dokonaniem zmiany brakuje chwili refleksji nad celem, skutkami i drogą jaką należy obrać by osiągnąć cel. Ogólnie rzecz ujmując brakuje czasem planowania bardziej strategicznego. Przechodzi się od razu do planowania operacyjnego.

Jedną z technik, którą lubię stosować, gdy muszę pomyśleć strategicznie jest technika mapowanie wpływu lub mapowania działania (ang. Impact mapping).

By zniwelować tą lukę należy określić relację pomiędzy planem realizacji danej zmiany a jej otoczeniem. Poza wypełnieniem wspomnianej luki, Impact mapping pozwala na ograniczenie działań niepotrzebnych i niedostatecznie wspierających osiągnięcie celu. Zapewnia skupienie się na dostarczaniu odpowiednich produktów i realizację tych zadań, które wpływają na osiągnięcie celu.   Impact mapping to technika, która wizualizuje wpływ poszczególnych działań i produktów tych działań. Pozwala na odpowiedź na 4 kluczowe pytania:

W impact mapping wizualizuje się odpowiedzi na postawione pytania za pomocą czterech artefaktów: celu, aktorów, działania i rezultatów (produktów).

To centrum mapy wpływu i odpowiada na najważniejsze pytanie: dlaczego to robimy? To jest cel, który staramy się osiągnąć.

Pierwsza gałąź mapy wpływu zawiera odpowiedzi na następujące pytania: Kto może wytworzyć pożądany efekt? Kto może temu przeszkadzać? Kim są konsumenci lub użytkownicy naszego produktu? Na kogo to wpłynie? Są to aktorzy, którzy mogą wpłynąć na wynik.

Drugi poziom mapy wpływu określa aktorów w perspektywie naszego celu biznesowego. Odpowiada na następujące pytania: Jak powinny zmienić się zachowania naszych aktorów? W jaki sposób mogą pomóc nam osiągnąć cel? Jak mogą przeszkadzać lub przeszkodzić nam odnieść sukces? Są to wpływy, które próbujemy stworzyć.

Gdy otrzymamy odpowiedzi na pierwsze trzy pytania, możemy porozmawiać o zakresie. Trzeci poziom oddziału mapy skutków odpowiada na następujące pytanie: Co możemy zrobić jako organizacja lub zespół dostarczający, aby wesprzeć wymagane oddziaływania? Są to elementy implemnetacji, funkcje oprogramowania i działania organizacyjne.

Wizualny charakter tej metody ułatwia realizację efektywnych spotkań. Wymaga albo mapy myśli albo ściany i karteczek typu Post-it.  Impact mapping pomaga zespołom podejmować lepsze decyzje w szybko zmieniających się środowiskach, takich jak przykładowo w projektach IT, gdyż wizualizuje wpływ i zakres poszczególnych działań.  Doskonale definiuje także produkty i rezultaty tych działań.  Dla mnie zaletą tej metody jest możliwość użycia jej i w projektach zwinnych i tych bardziej klasycznych gdyż wspiera ona iteracyjne podejście. Po drugie wchodząc w daną gałąź mogę skupić się na działaniach podejmowanych przez konkretnego aktora i rezultatów, które on dostarczy.

Ta cecha Impact mapping ma dla mnie takie znaczenie, że pozwala mi złapać kontekst. A kontekst jest bardzo ważny. Przykładowo gdy mamy listę wymagań to bardzo często jest to tabelka. Nie jest znany kontekst tego wymagania i cel jaki osiągniemy realizując to wymaganie.  Bez wyraźnego przyporządkowania wymagań do celów biznesowych i kontekstu wyrażonego czynnością niezwykle trudno jest uzasadnić, dlaczego pewne elementy powinny lub nie powinny być realizowane.

Ustalenie co ma być zaimplementowane w systemie a co nie musi być jest zazwyczaj początkiem dość kosztownej analizy. W pierwszych fazach projektu zazwyczaj nie mamy ani czasu ani wystarczającego budżetu by takie analizy przeprowadzić. Z tego też powodu Impact mapping zazwyczaj stosuję we wczesnej fazie definiowania zakresu projektu.

Mapa wpływu zawiera wszystkie rezultaty w kontekście działania, które mają wspierać dany cel. Pozwala to porównać zidentyfikowane działania i uniknąć nadmiernego inwestowania w mniej ważne obszary systemu. Pomaga to również w odrzuceniu tych produktów, które tak naprawdę nie przyczyniają się do żadnego krytycznego wpływu dla określonego celu.

To ważne, bo gdy wszyscy interesariusze zaangażowani w realizację zmiany zrozumieją cele, oczekiwane rezultaty i kluczowe działania to oszczędzą sporo czasu. Nie zmarnują go na realizację niepotrzebnych działań, które dostarczą niepotrzebne produkty.

Na poniższym rysunku przedstawiam przykład mapowania działania

Cel: 20% wzrost wartości sprzedaży w sklepie internetowym na koniec 2018 roku

Aktorzy (będą realizować cel): Marketing i klient

Działania, które pomogą w realizacji celu to: uruchomienie reklam na Facebook, Uruchomienie newsletter it…

Rezultaty poszczególnych działań to: nowe reklamy, zwiększona liczba klientów itd.

Tak zdefiniowana mapa wpływu pozwala na kompleksowe spojrzenie na to jakie działania związane z IT i poza IT wymagane są by osiągnąć cel. Teraz można iteracyjnie podejść do realizowania planu zakreślonego na mapie.

W pierwszej iteracji „uruchamiany” jest Facebook. Dla IT do wykonania produkty są tylko 2: Informacja o osobach z FB odwiedzających sklep internetowy oraz Przycisk do socialmedia pod każdym produktem.

Jak wspomniałem wcześniej Impact mapping świetnie wpisuje się w zwinny nurt wytwarzania oprogramowania. Mając mapę mogę utworzyć historyjki użytkownika według konwencji:

Jako AKTOR chcę REZULTATu dlatego też DZIAŁANIE.

Np.: Jako Klient chcę mieć przycisk do socialmedia pod każdym produktem by łatwo dzielić się treściami na Facebook.

albo

Jako Marketing chcę mieć  Informacja o osobach z FB odwiedzających sklep internetowy by móc monitorować konwersję reklam z Facebook

W kolejnym kroku do każdego produktu można zdefiniować już konkretne zadania programistyczne. Przykładowe zadanie dla Informacja o osobach z FB odwiedzających sklep internetowy jest Instalacja Pixel na stronie internetowej

Mapowanie działania to świetny sposób na zaangażowanie wielu doświadczonych osób już na początku prac nad produktem lub etapem projektu. Impact mapping pozwala stworzyć wspólne zrozumienie zakresu projektu nie z perspektywy technicznej, ale z biznesowego punktu widzenia. Wizualizacja mapy wpływu wskazuje na produkty zarówno techniczne jak i nietechniczne. Pozwala pokazać ramowy plan działania uwzględniający zaangażowanie IT jak (o czym się często zapomina) także biznesu.

Co więcej Impact mapping to technika, która pozwala na dość szybkie reagowanie na zmieniające się warunki. Dzieje się to przez dynamiczny plan działania, który zmienia się wraz z naszym rozwojem.  Mając na uwadze cel i działania oraz produkty możemy zmienić je natychmiast gdy zmieni się sytuacja.

Przykładowo: Zakładamy, że umieszczenie przycisków do socialmedia pod każdym produktem pomoże nam by nasze produkty trafiały częściej do znajomych osób udostępniających tą informację. Będzie to dodatkowa reklama. Jeśli tak nie będzie to powinniśmy przestać, przeanalizować sytuację i spróbować zrobić coś innego w temacie naszej obecności na Facebook. Być może inwestycja w reklamę bardziej pomoże nam w osiągnięciu celu niż informacja o naszych produktach rozproszona po wielu miejscach na FB.

I już na sam koniec. Impact mapping poprzez swoje holistyczne podejście do planowania strategicznego wzmacnia argumenty za ograniczeniem liczby celów biznesowych i działań, nad którymi pracujemy w danym momencie. Wizualizacja liczby produktów, aktorów zaangażowanych w realizację celów pokazuje złożoność i zakres prac. Warto jest też zakończyć pracę nad jedną gałęzią wpływu by będą bogatszym o zdobyte doświadczenia skorygować działania w kolejnej iteracji.