Kanban nałoży się na Twój istniejący proces i wymaga wyłącznie przestrzegania trzech podstawowych zasad:
1. Wizualizuj swój przepływ
2. Ogranicz swoją pracę w toku
3. Zacznij nową pracę po zakończeniu dotychczasowej pracy.
Wiem, że brzmi to dość dziwnie, ale przestrzeganie tych podstawowych zasad może znacznie poprawić wydajność pracy Twojego zespołu. Zapytasz, jak? Przyjrzyjmy się każdej z zasad.
Wizualizuj swoją pracę
Pozwoli Ci to zobaczyć na jakim etapie jest praca w procesie. Przyjmij przepływ pracy przez następujące etapy: wymagania, projekt, budowa, test jednostkowy, promocja dla QC, testy, zgoda, wdrażanie. Wizualizacja pracy pokaże na jakim etapie jest każda z funkcji. Jedno spojrzenie na tablicę Kanban i dowiesz się, na jakim etapie jest Twoja praca. Wizualizacja pracy pomoże również zidentyfikować straty w procesie, które możesz zredukować lub wyeliminować. Pomoże Ci również zidentyfikować wąskie gardła zanim staną się prawdziwym zagrożeniem.
Ogranicz swoją pracę w toku
Wielozadaniowość nie istnieje. Kropka. Nie możesz pracować nad więcej niż jednym zadaniem w jednym czasie. Po co żonglować pomiędzy pięcioma zadaniami i wydłużać czas trwania każdego z nich, skoro możesz dokończyć jedno z nich po kolei i zmniejszyć czas trwania każdego. Kanban zaleca pracę w toku na każdym etapie. Przepustowość Twojego systemu zależy teraz od procesu z najmniejszym limitem WIP. Jeden z pierwszych pionierów Kanban, Henrik Kniberg, stworzył interesującą kreskówkę Kanban, która wyjaśnia limity pracy w toku. Prawo Murphy’ego istnieje i może uderzyć w dowolnym miejscu i czasie. Egzekwowanie limitów WIP powoduje bezczynność i gorączkowe zachowanie odnośnie problemu. Tak więc, jeśli nie jesteś przygotowany do wdrożenia limitów WIP, bądź przygotowany na porażkę swojej inicjatywy ulepszenia przy stosowaniu tego narzędzia.
Zacznij nową pracę po zakończeniu dotychczasowej pracy.
Mimo, iż jest to bardzo proste, dla niektórych ludzi jest ciężkie do zrozumienia. „Co mam zrobić, gdy skończę moją część?” jest najczęściej zadawanym pytaniem. Musisz uświadomić sobie, że to, że skończyłeś swoją pracę nie oznacza, że klient ją otrzymał. Praca jest skończona, kiedy klient otrzymał produkt i z niego korzysta. Branie na siebie więcej pracy na tym etapie oznacza, że nie będziesz w stanie naprawić błędów w razie potrzeby, przez co zwiększy się czas trwania. Tak więc pomóż sprawdzić dokumentację, zrób cokolwiek, ale nie bierz na siebie więcej pracy do czasu zakończenia dotychczasowej pracy.
Podsumowując, Kanban nie musi zmieniać istniejącego procesu. Może on być realizowany w istniejącym procesie. Gdy zespół pozna jego podstawy, powstaną miejscowe ulepszenia. Limity WIP działają jak blokada w rurociągu. Jeśli rurociąg zostanie zatkany, nie będzie przepływu pracy w systemie, a zespół będzie zmuszony odetkać rurociąg przed rozpoczęciem nowej pracy.
