BPMN, czyli Business Process Model and Notation, to standardowa notacja graficzna, która umożliwia szczegółowe przedstawienie i dokumentowanie procesów biznesowych. Jest szeroko stosowana przez analityków biznesowych, projektantów systemów oraz menedżerów do modelowania, automatyzacji oraz optymalizacji operacji biznesowych. Kluczową zaletą BPMN jest jej zrozumiałość zarówno dla specjalistów IT, jak i dla osób nietechnicznych, co sprzyja lepszej komunikacji i współpracy wewnątrz organizacji. Umożliwia ona także efektywne analizowanie, skalowanie i integrację procesów biznesowych, co jest nieocenione w środowiskach korporacyjnych pragnących poprawić swoją wydajność i adaptacyjność. Poniżej pozwoliłem sobie zapisać kilka wskazówek, które powinny pomóc lepiej modelować w tej notacji.
Znajomość elementów BPMN: Kluczowe elementy BPMN, które warto znać, to zdarzenia (Events), zadania (Tasks), bramki (Gateways), oraz przepływy (Flows). Zrozumienie różnic między tymi elementami oraz ich właściwe stosowanie jest podstawą do efektywnego modelowania procesów. Zdarzenia obejmują zdarzenia początkowe, pośrednie i końcowe, które określają, co inicjuje, przerywa lub kończy proces. Warto jest ograniczyć stosowane elementy do niezbędnego minimum co ułatwi rozumienie modeli.
Użyj odpowiedniego poziomu detali: Modeluj z myślą o użytkowniku końcowym. Na przykład, dla zarządzania wymaganiami często wystarczy ogólny przegląd procesu, np. główne zadania i decyzje. Natomiast dla zespołów IT realizujących proces, konieczne będą diagramy zawierające każdy krok, warunek i zdarzenie wyjątkowe. Przykład: dla procesu zatwierdzania wniosku urlopowego, model wysokopoziomowy może zawierać jedynie kroki takie jak „Złożenie wniosku”, „Zatwierdzenie przez przełożonego” i „Powiadomienie HR”. Szczegółowy model będzie uwzględniał wszystkie możliwe wyjątki, warunki decyzji oraz działania powiązane z każdym krokiem.
Jasność i spójność: Jasność w modelu BPMN oznacza, że każdy element diagramu jest łatwo zidentyfikowany i zrozumiały, a jego funkcja jest oczywista bez potrzeby głębokiego tłumaczenia. Klarowność oznacza brak dwuznaczności w opisach oraz wyraźne wskazanie, jak poszczególne części procesu są ze sobą powiązane. Używaj spójnych symboli, kolorów i etykiet, aby diagramy były czytelne i intuicyjne. Na przykład, zadania użytkownika mogą być zawsze zaznaczane jednym kolorem, a zadania systemowe innym, co ułatwia szybkie rozróżnienie. Zamiast kolorów można stosować też typy aktywności.
Optymalizacja przepływu: Usprawnienia warto wprowadzać, gdy identyfikujemy powtarzalne problemy, opóźnienia w realizacji zadań, czy nadmierną ilość zdarzeń wyjątkowych. Regularna analiza i poprawa przepływów przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej. Optymalizacje mogą być realizowane poprzez eliminowanie zbędnych kroków, automatyzację powtarzalnych zadań oraz poprawę przepływu informacji. Na przykład, jeśli proces zatwierdzania wniosku urlopowego jest często opóźniony na etapie zatwierdzania przez przełożonego, warto zbadać możliwość automatyzacji powiadomień lub wprowadzenia bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. Przed optymalizacją warto jest dowiedzieć się od róznych interseriuszy co tak naprawdę sprawai im problem. Automatyzzacja niezotymalizowanych procesów to nie jest dobry pomysł.
Modularyzacja i czytelność: W modelu powinno znajdować się nie więcej niż 9-12 elementów na pojedynczy diagram, aby zachować czytelność. Skomplikowane procesy należy dzielić na moduły lub subprocesy, co ułatwia zarządzanie i zrozumienie modelu. Na przykład, w procesie obsługi zamówień, można oddzielnie modelować przyjmowanie zamówienia, realizację zamówienia, zarządzanie zapasami i wysyłkę, a następnie połączyć te subprocesy w głównym modelu.
Kontekst biznesowy i opis aktywności: Każda aktywność w procesie powinna mieć opis zawierający cel wykonania, oczekiwane rezultaty oraz opcjonalnie kryteria sukcesu. Dobre opisy pomagają zainteresowanym stronom zrozumieć, jak każde działanie przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych. Na przykład, opis aktywności „Weryfikacja zamówienia” może zawierać informacje takie jak: „Celem jest sprawdzenie zgodności zamówienia z polityką firmy. Oczekiwanym rezultatem jest potwierdzenie zamówienia lub jego odrzucenie z powodu błędów. Kryteria sukcesu to 95% poprawnie zweryfikowanych zamówień w ciągu 24 godzin.”
Współpraca i walidacja: Zachęcaj do regularnych spotkań z zespołem projektowym i kluczowymi interesariuszami w celu weryfikacji modeli i zgłaszania uwag, co przyczynia się do tworzenia trafniejszych i bardziej funkcjonalnych diagramów. Wspólne przeglądy i warsztaty mogą pomóc w identyfikacji błędów i optymalizacji procesów. Warto jest wykorzystywać narzędzia usprawniające komunikację takie jak Conflunece czy też Prolaborate.
Dokumentacja uzupełniająca: Używaj narzędzi takich jak Confluence, SharePoint czy Google Docs do tworzenia i zarządzania dokumentacją uzupełniającą. Te platformy wspierają współpracę i śledzenie zmian w dokumentacji. Dokumentacja powinna obejmować uszczególowienie opisów procesów lub diagramów, reguły biznesowe, oraz wszelkie notatki dotyczące wyjątków i decyzji projektowych.
Mapowanie na UML i ArchiMate: Warto mapować elementy BPMN na UML dla detali technicznych i ArchiMate dla architektury korporacyjnej, co pozwala na lepsze zrozumienie i integrację modeli na różnych poziomach organizacji. To umożliwia spójne zarządzanie i analizę procesów oraz systemów na różnych poziomach szczegółowości.
Rozwój umiejętności: Niezbędne kompetencje do doskonalenia w kontekście BPMN to analiza procesów biznesowych, zarządzanie zmianą, a także znajomość narzędzi IT wspierających modelowanie i automatyzację. Regularne uczestnictwo w kursach i szkoleniach związanych z BPMN i zarządzaniem procesami biznesowymi jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości modeli. Dodatkowo, warto rozwijać umiejętności w zakresie komunikacji i współpracy, aby efektywnie pracować z zespołami interdyscyplinarnymi.
Najważniejsze zasady, które warto wdrożyć, to jasność i spójność przepływu. Jasność i spójność modeli BPMN zapewniają, że każdy element diagramu jest zrozumiały i łatwo identyfikowalny, co ułatwia komunikację między wszystkimi zainteresowanymi stronami.
Zachęcam do wdrożenia tych zasad w codziennej pracy analityka. Przejrzyste i dobrze zoptymalizowane modele BPMN nie tylko ułatwiają realizację projektów, ale również pomagają w identyfikacji i rozwiązywaniu problemów oraz wprowadzaniu innowacji. Warto tez robić wspólne z innymi analitykami przeglądy procesów nie tylko by wymieniać się wiedzą na temat zasad działania organizacji, ale takży by wymienić się doświdczeniami związanymi z modelowaniem niebanalnych aspektów organizacji, któej procesy modelujemy 🙂
