Ostatnie dwa wpisy dotyczące produktywności dotyczyły moich spostrzeżeń, gdy to ja przygotowuję spotkanie. Teraz garść porad dla osób, które są zapraszane na spotkania i mają ich kilka w jednym czasie.
Czy wśród Twoich spotkań panuje bałagan? Czy bywasz w sytuacjach, gdzie biegasz z jednego spotkania na drugie? Czasem w jednym czasie masz zapisane dwie lub nawet trzy rzeczy?
Stale bywasz spóźniony na kolejne spotkanie i nie masz czasu odsapnąć. Jeśli cały dzień jesteś na spotkaniach to na bank nie masz czasu działać produktywnie.
Gdy Twój kalendarz jest przepełniony spotkaniami, Twoje codzienne czynności będą w najlepszym wypadku zdezorganizowane, a być może nawet wkradnie się w nie chaos.
Nie jest to przyjemny sposób na przejście przez dzień. Generuje to
- ciągłe spóźnienia – jeśli pracujesz z kimś, kto zawsze się spóźnia, możesz być pewien, że osoba ta nie panuje nad swoimi spotkaniami.
- niepotrzebny stres – bałagan w kalendarzu powoduje, że na własne życzenie się stresujemy. Nie komplikuj rzeczy bardziej niż to konieczne.
- przegapione okazje – przegapione spotkania mogą się stać przegapionymi szansami. Nigdy nie wiesz jaka okazja może przejść Ci koło nosa z powodu przegapionego spotkania.
A więc w jaki sposób uporządkować kalendarz?
Zapanowanie nad swoim kalendarzem jest kluczem do zapanowania nad swoim dniem.
Oto kilka wskazówek pomagających usunąć zamęt z Twoich spotkań i utrzymać porządek w Twoim kalendarzu:
- korzystaj ze swojego kalendarza – problemem wielu ludzi jest niekorzystanie z kalendarza. Paradoksalnie, jeśli ich kalendarz jest pusty, tworzą większy bałagan w swoim codziennym życiu, gdyż nie mają wglądu w swoje umówione spotkania.
- żadnych spotkań zachodzących na siebie – Outlook nie robi problemów w ustalaniu np. spotkania w godzinach 9-10, a kolejnego w godzinach 10-11. Jeśli jednak nie masz przerw pomiędzy jednym a drugim spotkaniem, zawsze będziesz spóźniony. Upewnij się, że zaplanowałeś wystarczające przerwy pomiędzy spotkaniami (Jeszcze lepiej skróć spotkania o połowę).
- skończ na czas – Trzymanie się harmonogramu to jedna z głównych zasad korzystania z kalendarza. Gdy pozwalasz, by spotkanie się przedłużyło, oznacza to nieposzanowanie nie tylko Twojego czasu, ale też czasu pozostałych uczestników.
- jeśli to konieczne, odmawiaj – Niektórzy tworzą zamęt w swoich kalendarzach wpisując spotkania, na które w ogóle nie powinni się umawiać. Ważne, aby potrafić powiedzieć „nie”, jeśli jest taka potrzeba. W środowisku korporacyjnym może to sprawiać pewne trudności, ale zachęcam do praktykowania „Prawa do odmowy”. Co więcej sam odmawiam bardzo często udziału w spotkaniach w których w zaproszeniu nie m agendy, planu czy czegokolwiek. To pierwszy symptom, że spotkanie będzie stratą czasu.
- rezerwuj czas – Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uniknięcie zamętu w kalendarzu jest zarezerwowanie swojego czasu zanim zrobią to inni. Ja zazwyczaj rezerwuję swój czas z dwutygodniowym wyprzedzeniem, aby moja praca nad projektami nie była zakłócana przez spotkania odbywające się w ostatniej chwili.
- rób cotygodniowy przegląd zadań i kalendarza – to podstawa mojego systemu produktywności. Dzięki temu jestem w stanie na kilka dni wcześniej rozładować „zakorkowany” spotkaniami dzień odwołując, odmawiając lub przenosząc mniej ważne spotkania. Mam wtedy czas na te spotkania, na których mi zależy.
Reasumując. Twój kalendarz powinien pracować dla Ciebie, a nie odwrotnie. Mój kalendarz pracuje dla mnie. A Twój?
